Ein kleines Unternehmen zu führen ist nicht einfach. Hinzu kommt, dass sich das Thema Softwarelizenzen oft verwirrend und zeitaufwendig anfühlt.
Keine Sorge. In diesem Leitfaden erfahren Sie alles – von der Frage, welche Lizenz für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, über Möglichkeiten, Geld zu sparen,
bis hin zu den Fehlern, die Sie vermeiden sollten.
Was ist eine Softwarelizenz?
Bevor wir uns näher mit den Details befassen, wollen wir zunächst klären, was Softwarelizenzen eigentlich sind. Eine Softwarelizenz ist schlichtweg die Erlaubnis, eine Software legal zu nutzen.
Wenn Sie eine Software auf Ihrem Computer oder Mobilgerät installieren, kaufen Sie nicht die Software selbst, sondern das Recht, sie unter bestimmten Bedingungen zu nutzen. Diese Bedingungen werden von dem Unternehmen oder Entwickler festgelegt, der die Software erstellt hat. Beispielsweise kann eine Lizenz die Nutzung der Software auf nur einem Gerät erlauben oder je nach Tarif auch mehrere Nutzer zulassen. Einige Lizenzen erfordern eine einmalige Zahlung, während andere monatliche oder jährliche Gebühren vorsehen. Eine Softwarelizenz schützt zudem die Rechte des Urhebers und verhindert illegales Kopieren oder Missbrauch. Einfach ausgedrückt ist es wie bei der Anmietung eines Hauses – man darf darin wohnen, muss sich aber an die Regeln des Eigentümers halten.
Warum Softwarelizenzen für kleine Unternehmen wichtig sind
Viele kleine Unternehmen ignorieren das Thema Lizenzen. Es klingt vielleicht nicht nach einer großen Sache, kann aber ein großer Fehler sein.
- Rechtliche Probleme vermeiden
Die Nutzung illegaler Software kann zu Geldstrafen führen. Und glauben Sie mir, diese Geldstrafen sind alles andere als „kleinunternehmer freundlich“.
- Aktualisierungen & Sicherheit
Lizenzierte Software erhält Updates. Raubkopierte Software bekommt … Viren. Überraschung
- Vertrauen aufbauen
Kunden merken, wie professionell Sie arbeiten. Sie vertrauen Unternehmen, die bewährte Tools einsetzen. Das heißt: Wenn Sie Dateien, Rechnungen oder Entwürfe mit zuverlässiger Software versenden, läuft alles reibungslos.
- Bessere Leistung und Zuverlässigkeit
Viele Kleinunternehmer sagen: „Es ist doch nur Software, die funktioniert schon irgendwie.“ In Wirklichkeit verlangsamen unzuverlässige Tools jedoch Ihre Arbeit und kosten Zeit. Und in der Geschäftswelt ist jede Sekunde Geld wert.
Die wichtigsten Arten von Softwarelizenzen
Okay, sprechen wir nun über die verschiedenen Arten von Softwarelizenzen.
Ehrlich gesagt denken die meisten Leute, wenn sie diese Begriffe zum ersten Mal hören, dass es sich um etwas sehr Technisches handelt. In Wirklichkeit geht es aber nur darum, wie man bezahlt und wie man die Software nutzt – mehr nicht. Schauen wir uns das Ganze einmal genauer an, ohne euch dabei zu langweilen.
- Abonnementlizenz (monatlich oder jährlich)
Das ist die Variante, die heutzutage die meisten Leute nutzen.
Man zahlt monatlich oder jährlich. Beispiele: Office-Tools, Design-Software
Am besten geeignet für:
Kleine Unternehmen mit begrenztem Budget. Die Einstiegskosten sind gering und die Software wird ständig aktualisiert.
Der einzige Nachteil sind die laufenden Kosten (wie eine nie endende Teerechnung)
- Dauerlizenz (Einmalzahlung)
Das hier ist befriedigender.
Man zahlt einmal und besitzt es für immer.
Für viele Unternehmer ist das eine Erleichterung, da sie keine laufenden Kosten mögen.
Mit der Zeit wird man jedoch vielleicht feststellen, dass die Software keine neuen Funktionen erhält. Sie funktioniert zwar weiterhin, wirkt aber nach einer Weile vielleicht etwas veraltet.
Es ist also nicht perfekt … aber in vielen Fällen dennoch eine gute Option.
- OEM-Lizenz
Normalerweise kauft man dieses Produkt nicht extra. Es ist bereits auf einem Gerät vorinstalliert. Deshalb ist es günstiger.
Aber hier ist der Haken: Es bleibt ausschließlich mit diesem Gerät verknüpft. Wenn dein System ein Problem hat oder du es austauschst, kannst du die Lizenz nicht übertragen.
Also ja, gut, um Geld zu sparen … aber nicht so toll, was die Flexibilität angeht
- Volumenlizenzierung
Das hier richtet sich eher an Unternehmen, die über ein Team verfügen.
Anstatt Lizenzen einzeln zu kaufen, erwirbt man sie als Paket.
Das sorgt für mehr Übersichtlichkeit, besonders wenn Ihr Team wächst.
Ich habe jedoch beobachtet, dass viele hier einen Fehler machen – sie kaufen entweder zu viele oder zu wenige Lizenzen. Beides führt zu Problemen.
Planen Sie also vor dem Kauf ein wenig voraus.
- Open-Source-Software
Das ist die „kostenlose“ Option. Und seien wir ehrlich: Jeder mag kostenlose Dinge.
Du musst nichts bezahlen und kannst sie für deine Arbeit nutzen.
Aber es läuft nicht immer reibungslos. Manchmal funktioniert nicht alles perfekt, und du musst selbst eine Lösung finden.
Also ja, du sparst Geld … aber du investierst etwas Zeit.
So wählen Sie die richtige Lizenz aus
Denk nicht zu viel darüber nach. Mach einfach mit.
Schritt 1: Legen Sie Ihr Budget fest
Wenn dein Budget knapp ist, dann entscheide dich für ein Abonnement oder eine kostenlose Variante.
Schritt 2: Zählen Sie Ihre Nutzer
Bei einer größeren Anzahl von Nutzern empfiehlt sich der Abschluss einer Volumenlizenz.
Schritt 3: Software Anforderungen prüfen
Benötigen Sie regelmäßig Updates?
Ja → Abonnement
Nein → Einmalige Lizenz
Häufige Fehler, die kleine Unternehmen machen
Wahrscheinlich wirst du dich in einem dieser Punkte wiedererkennen
- Der Kauf sehr günstiger Lizenzen: Wir alle sparen gerne Geld. Aber manchmal ist günstig gleichbedeutend mit riskant.
- Die AGB nicht lesen: Die meisten Menschen überfliegen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Doch manchmal kommt es gerade auf diese kleinen Details an.
- Gemeinsame Nutzung einer Lizenz: Das ist sehr verbreitet. Eine Lizenz, mehrere Nutzer.
- Vergessen, was man gekauft hat: Das klingt lustig, kommt aber häufig vor. Viele vergessen, welche Lizenz sie gekauft haben oder wann sie abläuft.
So sparen Sie Geld bei Software
Für ein besseres Erlebnis empfiehlt es sich, zunächst mit den kostenlosen Versionen zu beginnen.
Entscheiden Sie sich dann, wenn möglich, für Jahresabonnements.
Vermeiden Sie den Kauf zusätzlicher Lizenzen. Das sind einfache Gewohnheiten, die Ihnen auf lange Sicht jedoch viel Geld sparen.
